Wir. Können. Einfach.
Als familiengeführtes, mittelständisches Unternehmen kennen wir die Sorgen und Nöte unserer Kunden. Häufig sind dabei große Serverstrukturen schlicht überdimensioniert und vom Kunden kaum selbst zu verwalten. Daher haben wir von Röschi IT eine schlanke Lösung speziell für KMU gesucht.
Mit MailStore haben wir einen leistungsstarken Partner an unserer Seite.
MailStore Server skaliert ideal auch für kleinere Unternehmen, kann aber auch, mit dem Unternehmen rechtsicher wachsen und bis zu 500 E-Mail-Adressen verwalten.
E-Mail-Archivierung für KMU
Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und kann so die Sicherheit und Verfügbarkeit auch sehr großer Datenmengen über viele Jahre hinweg sicherstellen.
Häufige Fragen
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Wie lösen Sie die rechtssichere E-Mail-Archivierung, um die Gesetzesanforderungen in Deutschland zu erfüllen?
Rufen Sie uns an, lassen Sie sich beraten.
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Möchten Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern, IT-Kosten senken und Rechtssicherheit erlangen?
Rufen Sie uns an, wir erarbeiten mit Ihnen eine individuelle Strategie für die Zukunft Ihres Unternehmens.
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Wünschen Sie sich leistungsfähigere E-Mail-Systeme?
Röschi hilft Ihnen gerne bei der optimierung Ihrer Systeme
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Sollen Kosten minimiert werden, indem Sie gezielt die IT-Infrastruktur entlasten und länger nutzbar machen?
Wir Können.Einfach. In diesem Sinne beraten wir Sie gerne
genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck
einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen
auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.
Hauptmerkmale:
- Zertifiziert für alle gesetzlichen Anforderungen in D-A-CH
- Zertifiziert nach DSGVO
- Archivierung aller gängigen E-Mail-Server und -Formate
- Archivierung großer Datenmengen
- Langfristiger Schutz vor Verlusten
- Reduzierung von IT-Kosten
- Schneller E-Mail-Zugriff für alle Anwender
- Vielseitige Exportfunktion
Vorteile für Kunden:
Für Administratoren:
Dauerhafte Entlastung von E-Mail-Servern
Einfache Benutzerverwaltung
Reduzierung von Kosten und Storage-Anforderungen
Erleichterte E-Mail-Verfügbarkeit
Zentraler Sicherungspunkt für E-Mails
Für Anwender:
Schnelle Suchfunktion in E-Mails und Dateianhängen
Flexibler Zugriff via Client, Outlook Add-in oder Browser
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
One-Click-Restore für alle Anwender
Fragen
Sie fragen sich, wie Sie die rechtsichere E-Mail-Archivierung zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen in Deutschland erfüllen?
Möchten Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern, IT- Kosten senken und Rechtssicherheit erlangen?
Wünschen Sie sich leistungsfähigere E-Mail-Systeme?
Sollen Kosten minimiert werden, indem Sie gezielt die IT-Infrastruktur entlasten und länger nutzbar machen?
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E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne?
Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet,
E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht
unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern (GoBD).
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Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche?
Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel
perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt.
Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert
sind. Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um
rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird.
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Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung?
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang
bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielsweise
Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.
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E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend?
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente
genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck
einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen
auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.
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Nur Rechnungen müssen archiviert werden?
Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu
zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise
Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.
MailStore Server
MailStore Server ermöglicht es Unternehmen, aus der rechtlichen Pflicht zur modernen E-Mail-Archivierung zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile zu ziehen.
MailStore Server entlastet die IT-Infrastruktur, senkt die Dauer von Backups signifikant, erhöht die Produktivität und gewährleistet eine Revisionsichere Archivierung sämtlicher E-Mails.